1. Identificación del responsable
Clínica Ortiz S.A.S., en su calidad de Institución Prestadora de Servicios de Salud, actúa como Responsable del tratamiento de los datos personales de sus pacientes, usuarios, colaboradores y proveedores. Sede: Calle 11A # 35-35, Barrio La Colina, Puerto Asís, Putumayo, Colombia. Correo de contacto para asuntos de protección de datos: clinorsas@gmail.com.
2. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido genera discriminación; incluye datos de salud.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
3. Principios aplicables
El tratamiento de datos personales se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
4. Tratamiento de datos sensibles (salud)
Los datos relativos a la salud del titular sólo se tratan en el marco de la atención asistencial y se sujetan adicionalmente a la Resolución 1995 de 1999 sobre historia clínica. La autorización para su tratamiento se obtiene de forma expresa al momento del agendamiento o de la primera consulta, mediante consentimiento informado escrito o registrado en historia clínica electrónica.
En cumplimiento del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. La negativa no impide la prestación del servicio cuando dicho dato no sea estrictamente necesario para la atención.
5. Finalidades específicas
- Gestión asistencial: agendamiento, consulta, procedimientos quirúrgicos, seguimiento postoperatorio.
- Custodia de la historia clínica conforme a la normatividad vigente.
- Cobro y facturación de los servicios prestados.
- Envío de comunicaciones relacionadas con la atención (recordatorios, indicaciones).
- Mejoramiento de la calidad mediante encuestas de satisfacción.
- Cumplimiento de obligaciones de reporte ante autoridades sanitarias y de control.
- Envío de información comercial de la Clínica únicamente cuando se haya obtenido autorización expresa y separada del consentimiento asistencial.
6. Autorización
La Clínica obtiene la autorización del titular en los siguientes momentos:
- Al diligenciar el formulario de contacto en el sitio web, mediante casilla de aceptación explícita.
- Al ingresar a la atención presencial, mediante consentimiento físico o digital firmado.
- Al inscribirse a campañas o jornadas específicas, con autorización separada para fines comerciales si aplica.
7. Procedimientos para ejercer los derechos del titular
Cualquier consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales puede dirigirse al correo de la Clínica. El reclamo debe contener nombre completo, número de identificación, descripción de los hechos y dirección de notificación. La Clínica responderá dentro de los plazos legales (15 días hábiles para consultas; 15 días hábiles prorrogables por 8 días más para reclamos).
8. Conservación y supresión
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos legales aplicables. En particular:
- Historia clínica: 15 años contados desde la última atención (Resolución 1995 de 1999, artículo 13).
- Datos contables: 10 años (Código de Comercio, artículo 60).
- Datos de marketing: hasta que el titular revoque su autorización.
Vencidos los plazos, los datos serán suprimidos de las bases de datos de la Clínica o anonimizados de forma irreversible.
9. Encargados del tratamiento
La Clínica puede contratar terceros como Encargados (proveedores de hosting, software clínico, mensajería, etc.). Estos terceros sólo tratan los datos conforme a las instrucciones de la Clínica y bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
10. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde su publicación. Las modificaciones se informarán a través del sitio web. El titular podrá consultar la versión vigente en cualquier momento en este mismo enlace.